כיצד לאחסן דוא"ל של Outlook בארכיון

בדיוק כמו אותיות הנייר הקלאסיות, שכאשר הן מצטברות בסופו של דבר מבולבלות יותר מדי והופכות את הספריות והשולחנות לבלתי שמישות, הודעות דוא"ל יכולות להעמיס את תיבת הדואר הנכנס של חשבונות הדואר האלקטרוני ובסופו של דבר ליצור בלבול ו"לאכול "מקום בדיסק שלא לצורך (במקרה של לקוחות דוא"ל לא מקוונים). לכן יש צורך בארכיב אותם בכדי לעשות קצת סדר. איך אתה אומר? זו בדיוק הבעיה איתה היית רוצה לפתור הַשׁקָפָה, המפורסם לקוח דוא"ל שפותחה על ידי מיקרוסופט, אך אינך יודע כיצד להמשיך? ואז אני מניח שהגעת למקום הנכון, בזמן הנכון!

בפסקאות הבאות, למעשה, אסביר לכם בפירוט כיצד לאחסן דוא"ל בארכיון: אני אראה לך את ההליך שיש לפעול בגרסה הקלאסית של התוכנה עבור Windows ו- MacOS, בגרסה המקוונת שלה ובגרסה הניידת שלה ל- Android, iOS ו- Windows 10 Mobile. למען השלמות, אני אראה לך גם כיצד לאחסן הודעות דוא"ל מחשבון Outlook המסונכרן עם לקוחות דואר "חלופיים".

אז האם אתה כבר ב"עמדות הפקודה ", מוכן להתחיל? כן? מושלם! הרגיע את עצמך, קח את כל הזמן הדרוש כדי להתרכז בקריאת הפסקאות הבאות וחשוב מכך, ליישם את ה"טיפים "שאעניק לך. אני בטוח שאם תמלא אחר הצעותי צעד אחר צעד, תוכל להשלים את "העסק" שלך היום במאמץ מינימלי. תיהנו מהקריאה!

הדרכה), דעו שתוכלו לסמוך על פונקציית הארכיון הספציפית, המאפשרת להעביר באופן אוטומטי הודעות ישנות יותר לתיקיה נפרדת משאר הודעות הדואר האלקטרוני, ובכך להזמין את תיבת הדואר הנכנס ו"ייעל "את מסד הנתונים של התוכנית במקביל.

לפני שאראה לך את השלבים השונים שיש לבצע לארכיון דוא"ל ב- Outlook, אני רוצה לומר לך שכדי לכתוב את המדריך הזה השתמשתי Microsoft Outlook 2016 שזו, בעת כתיבת שורות אלה, הגרסה האחרונה של התוכנית בסוויטת Office של ענקית רדמונד. בכל מקרה, ניתן לבצע את ההוראות שלהלן גם בגרסאות ישנות יותר של התוכנית (החל מגרסת 2007 ואילך, בפועל כל אלה שיש להם ממשק הכרטיסיות. סֶרֶט). לאחר שהבהרנו זאת, אנו יכולים לנקוט בפעולה.

חלונות

אם אתה משתמש בגירסת Outlook עבור חלונותלחץ על הכפתור קוֹבֶץ ממוקם בפינה השמאלית העליונה ובחר את חשבון הדואר האלקטרוני שעבורו ברצונך להגדיר את הארכיון האוטומטי של ההודעות מהתפריט הנפתח שנמצא מתחת לכותרת פרטי חשבון (לא הכרחי אם מוגדרת רק כתובת דואר אלקטרוני אחת בתוכנית).

בשלב זה, לחץ על הלחצן כלים (הסמל של תיבת דואר עם מכחול) ולחץ על הערך נקה אלמנטים ישנים ... מהתפריט שמופיע. בחלון שנפתח, שים את סימן הביקורת על הפריט ארכיב את התיקיה ואת כל תיקיות המשנהבחר מהתפריט הנפתח ארכיב אלמנטים קודמים תאריך ההתייחסות ממנו מתחילים בארכיב הודעות ולחץ על הכפתור בסדר כדי לשמור את ההגדרות. אם ברצונך לשמור את הקובץ עם הודעות הדוא"ל המאוחסנות בתיקיה שאינה זו המוגדרת כברירת מחדל, לחץ על הכפתור לְדַפדֵף ובחר את תיקיית היעד שאתה מעדיף.

אם תרצה, תוכל גם לארכב את הודעות הדוא"ל על ידי בחירת הגדרות שונות על סמך התיקיות אליהן ההודעות שייכות. לשם כך עבור אל הכרטיסייה בית Outlook (ממוקם בפינה השמאלית העליונה), לחץ לחיצה ימנית על ה- שם התיקיה שבו ברצונך לאחסן הודעות (למשל. דואר נכנס, דואר נשלחוכו ') מסרגל הצד השמאלי ובחר את הפריט תכונה… מהתפריט שמופיע.

בחלון שנפתח בחר בלשונית ארכיון אוטומטי ובחר את ההגדרות שאתה מעדיף: לדוגמה, תוכל להגדיר תאריך יעד מותאם אישית ותיקיית יעד לארכיון הודעות על ידי הצבת סימן ביקורת לצד הפריטים העבר את התיקיה לארכיון באמצעות הגדרות אלה הוא העבר פריטים ישנים אל ואז בחירת ההגדרות הרצויות. קל, נכון?

ואם אתה תוהה, אתה יכול גם לאחסן הודעות בודדות: לשם כך, אתר את הדוא"ל שתרצה לארכיב בתיבת הדואר הנכנס, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תצוגה מקדימה של ההודעה ובחר את הפריט ארכיון מהתפריט שנפתח. לחלופין, בחר את הדוא"ל לארכיון ולחץ על הלחצן ארכיון מהכרטיס בית.

כל ההודעות המאוחסנות יסתיימו בתיקיה ארכיון: על ידי פתיחתו ניתן ללחוץ לחיצה ימנית על ההודעות הארכובות האישיות, ומתוך התפריט שנפתח, למחוק אותן על ידי לחיצה על הפריט לִמְחוֹק, העבירו אותם לתיקייה אחרת על ידי לחיצה על הפריט מהלך \ לזוז \ לעבור וכולי.

MacOS

על הגרסה עבור MacOS למרבה הצער, הפונקציה שמאפשרת לך לאחסן אוטומטית את הודעות הדוא"ל העתיקות ביותר שהזכרתי בפסקה הקודמת אינה זמינה. עם זאת, אתה יכול ליצור כללים לארכיון דוא"ל באופן אוטומטי עם מאפיינים מסוימים (למשל, אלה שמגיעים מאותה כתובת דוא"ל.

לשם כך לחץ על הכרטיסייה בית, לוחץ על הכפתור כללים ממוקם בפינה השמאלית העליונה, לחץ על הפריט צור כלל ... ובתיבה שנפתחת, הגדר את תנאי הכלל באמצעות התפריטים הנפתחים הממוקמים בראש הטופס. בקטע בצע את הפעולה הבאה, פתח את התפריט הנפתח, בחר את הפריט העבר לתיקייה ובתפריט הנפתח בצד ימין בחר את הפריט בחר תיקיה ....

בטופס שנפתח, הקלד את שם התיקיה להעביר את הודעות הדוא"ל העומדות בתנאים שציינת זה עתה (למשל. ארכיון) בחר אותו ולחץ על הלחצן בחר. לבסוף, לחץ על הכפתור בסדר: כל הודעות הדוא"ל העומדות בתנאים שכללת הכלל יסתיימו אוטומטית בארכיון!

אם תרצה, תוכל גם להעביר ידנית ארכיון אחד או יותר של הודעות דוא"ל באופן הבא: עבור לתיקיית החשבון בה נמצאים הדוא"ל שיש לאחסן (למשל. דואר נכנס), אתר את ההודעה שברצונך לארכיב, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התצוגה המקדימה שלה ובחר את הפריט ארכיון מהתפריט שנפתח.

לחלופין, בחר את ההודעה לארכיון ולחץ על הלחצן ארכיון ממוקם בחלקו העליון, או אם אתה עובד ממקבוק או מ- iMac שאליו מחובר לוח מעקב, מקם את הסמן על ההודעה שאתה מעוניין בה, כששתי אצבעות מעבירות מימין לשמאל על משטח המשטח ואז לחץ על הכפתור בירוק ארכיון שמופיע מימין להודעה.

כל ההודעות שתעביר בארכיון יועברו לתיקיה ארכיון: על ידי פתיחתו ניתן ללחוץ לחיצה ימנית על ההודעות הארכובות האישיות, ומתוך התפריט שנפתח, למחוק אותן על ידי לחיצה על הפריט לִמְחוֹק, העבירו אותם לתיקייה אחרת על ידי לחיצה על הפריט מהלך \ לזוז \ לעבור וכולי.
דף הכניסה של Outlook.com, לחץ על הכפתור התחברות, להיכנס לכתובת דוא"ל המכיל את הודעות הדוא"ל שברצונך לארכיב, לחץ על הכפתור קָדִימָה, להיכנס ל סיסמה של חשבונך בשדה הטקסט המתאים ואז לחץ על הכפתור התחברות.

לאחר הכניסה, בחר בעמודה השמאלית את התיקיה המכילה את ההודעות שיש לארכיון (למשל. דואר נכנס, דואר זבל, וכו '), אתר את כתובת הדואר האלקטרוני שלך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התצוגה המקדימה שלו ובחר את הפריט ארכיון בתפריט שנפתח. לחלופין, לאחר בחירת הודעה על ידי הצבת סימן ביקורת עליה, לחץ על הלחצן ארכיון ממוקם בסרגל העליון.

במקרה של מחשבות שנייה, תוכל להעביר את ההודעה שהועברה לארכיון ל"תיקיה המקורית "שלה באופן הבא: לחץ על הכרטיסייה ארכיון ממוקם בעמודה משמאל, לחץ לחיצה ימנית על תצוגה מקדימה של ההודעה ולחץ על הפריטים העבר> [שם התיקיה שאליה תעביר את ההודעה] (לְשֶׁעָבַר. דואר נכנס). ניתן גם להעביר את ההודעה על ידי בחירה בה ולחיצה על הכיתובים עבור אל> [שם התיקיה שאליה תעביר את ההודעה] (לְשֶׁעָבַר. דואר נכנס) שנמצא בשורת התפריטים בחלק העליון.

אם ברצונך למחוק הודעה שהועברה לארכיון, במקום זאת, העבר את סמן העכבר מעל התצוגה המקדימה שלה ולחץ על סמל ה- פַּח אַשׁפָּה שמופיע, או אם תרצה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תצוגה מקדימה של הדוא"ל ובחר את הפריט לִמְחוֹק בתפריט שנפתח. פשוט, נכון?

אנדרואיד או iOS? אני מבטיח לך שגם במקרה זה הפעולה שאתה נקרא לבצע אינה מסובכת כלל: כל שעליך לעשות הוא לזהות את הודעות הדוא"ל המתעניינות שלך וללחוץ על הפקודה המתאימה המאפשרת לך לארכב אותם.

לאחר הפעלת אפליקציית Outlook במכשיר שלך, היכנס לחשבונך (במידת הצורך), הקש על הלחצן דוֹאַר (הסמל של מעטפת מכתב הממוקם בפינה השמאלית התחתונה) ובמסך שנפתח, לוחץ על הכפתור (≡) ממוקם בפינה השמאלית העליונה כדי לבחור את התיבה המכילה את ההודעות שיש לארכיון (למשל. דואר נכנס, דואר נשלח, וכו.).

בשלב זה, אתר את ההודעה שברצונך לארכב והכין אותה החלק מימין לשמאל בתצוגה המקדימה שלו וכאילו ב"קסם "יופיע הכפתור הירוק ארכיון: המשך לגרור את האצבע שמאלה לארכיון ההודעה שנבחרה וזהו.

כדי להציג את ההודעות שארכית, הקש על הלחצן שוב (≡) ממוקם בפינה השמאלית העליונה ולוחץ על הפריט ארכיון. אם אתה רוצה להחזיר הודעה בארכיון לתיבת הדואר הנכנס שלך, כל שעליך לעשות הוא לעשות שוב הודעה החלק מימין לשמאל בתצוגה המקדימה של ההודעה עצמה; בעוד שאם ברצונך למחוק את אחד מהדואר האלקטרוני שהועבר לארכיון, עליך לפתוח אותו תחילה על ידי הקשה על התצוגה המקדימה שלו ואז ללחוץ על הסמל של פַּח אַשׁפָּה בפינה השמאלית העליונה. קל מזה?!

ארכיב הודעות דוא"ל של Outlook בלקוחות דוא"ל אחרים

לסיום, אני רוצה לתת לך כמה "טיפים" בנושא כיצד לאחסן דוא"ל של Outlook בארכיב לקוחות אחרים. אם הגדרת את כתובת הדוא"ל שלך ב- Outlook בלקוחות אחרים, רוב הסיכויים שאתה מעוניין לדעת כיצד להמשיך ואחזור אליך מייד!

• Windows 10 Mail - לוחץ על הכפתור (≡) הממוקם בפינה הימנית העליונה, בחר בתיקיה המכילה את ההודעות שיש לארכיון (למשל. דואר נכנס), לחץ לחיצה ימנית על תצוגה מקדימה של הדוא"ל ובחר את הפריט ארכיון מהתפריט שנפתח.
• דואר של אפל - אם אתה משתמש דוֹאַר לְמַעלָה מקבחר בסרגל הצד השמאלי את התיקיה המכילה את ההודעות לארכיון. כניסה> שידור חי), לחץ לחיצה ימנית על תצוגה מקדימה של ההודעה ובחר את הפריט ארכיון או לחלופין, בחר את ההודעה ולחץ על הלחצן ארכיון ממוקם בחלק העליון. לְמַעלָה אייפון הוא אייפדבמקום זאת, אתר את ההודעה שיש לארכיון, החלק מימין לשמאל בתצוגה המקדימה שלה (מבלי להגיע לקצה השמאלי של התצוגה, אחרת ההודעה תימחק ישירות), לחץ על הלחצן (…)הקש על הפריט העבר הודעה ... ולחץ על הפריט ארכיון.
• מוזילה ת'אנדרבירד - בחר בסרגל הצד השמאלי את התיקיה המכילה את הודעות הדוא"ל שיש לארכיון, לחץ לחיצה ימנית על ההודעה שברצונך לארכיב ובחר את הפריט ארכיון מהתפריט שנפתח.