ארגנתם את החגים ואתם תצאו מחוץ לעיר לכמה ימים. עכשיו הכל מוכן, אבל רק דבר אחד חסר: להזהיר עמיתים ולקוחות שלא תהיו שם באותם ימים ולא תוכלו לענות לאף אחד מהודעות האימייל שלהם. נשמע כמו עבודה ארוכה, נכון? במציאות זה לא המקרה, כפי שאתה יכול לפתור באמצעות הפונקציונליות של תשובה אוטומטית של תיבות דואר אלקטרוני. על ידי כך כל מי שייצור איתך קשר יקבל ממך תגובה לתכנית, בה תזהיר שאתה לא זמין כרגע.
נו! אני מהמר שזה בדיוק מה שחיפשת. איך אתה אומר? האם יש לך תיבת דואר של Outlook ואתה רוצה לדעת אם תכונה זו זמינה? התשובה חיובית ובעוד כמה רגעים אסביר כיצד להפעיל אותה. למעשה, במדריך של היום אני אראה לך כיצד להגדיר תשובה אוטומטית של ישירות מדואר אלקטרוני או דרך תוכנת Outlook עבור Windows ו- MacOS (ללא קשר לתיבות הדואר המוגדרות בתוכו).
לא יכול לחכות להתחיל לקרוא את הטיפים שכתבתי עבורך במדריך זה שלי? אם זה המקרה, בואו לא נבזבז זמן נוסף ונתחיל מיד. שב בנוחות ושים לב להליכים עליהם אצביע לך, כדי להיות בטוח להגדיר תשובה אוטומטית לשימוש בתיבת הדואר שלך ב- Outlook ומחוצה לה. אני מאחל לך קריאה טובה ובעיקר עבודה טובה!
דואר אינטרנט של Outlook, ההליך שיש לבצע הוא פשוט. ראשית, עבור לקישור שנתתי לך והיכנס לתיבת הדואר שלך ב- Outlook עם אישורי חשבון Microsoft שלך.
לאחר הכניסה, תועבר לתיבת Outlook לקרוא ולהלחין הודעות דוא"ל. במסך הראשי לחץ עלסמל עם ציוד, שמוצאים בפינה השמאלית העליונה, ובתיבה שמוצגת לך בחר בפריט הצג את כל הגדרות Outlook, שתמצא למטה.
ברגע שזה נעשה, על המסך שאתה רואה בחר את הפריטים דוֹאַר > תשובות אוטומטיות, כדי לגשת לחלונית התצורה של התשובות האוטומטיות. ואז הזז את המנוף מ כבוי ל עַל ליד הנוסח הפעל תשובות אוטומטיות, כדי להפעיל את הפונקציונליות.
בשלב זה, כל שעליך לעשות הוא להגדיר את התשובה האוטומטית. לשם כך, השתמש בתיבת הטקסט שלמטה כדי לחבר את ההודעה שתישלח אוטומטית בכל פעם שתקבל את הדוא"ל מכל שולח כלשהו. יהיה לך עורך HTML מתקדם לעיצוב הטקסט לטעמך.
כעת עליך להחליט אם יש להגדיר את התשובה האוטומטית בכל אנשי הקשר (הגדרת ברירת המחדל) או רק באנשי הקשר שלך המאוחסנים בספר הכתובות של Outlook. במקרה האחרון, אתה פשוט צריך לשים סימן ביקורת בתיבה למטה שלח תשובות לאנשי קשר בלבד.
ניתן להגדיר את מערכת שליחת התשובות האוטומטיות כך שתעבוד רק במרווח זמן ספציפי, כך שתוכלו להיות בטוחים כי פונקציונליות זו מתחילה ומסתיימת גם אם אין לכם אפשרות לגשת לתיבת הדואר. לשם כך, סמן את התיבה פרסם תשובות רק בפרק זמן וקבע את תַאֲרִיך והלוח זמנים התחלה וסיום של פעולה אוטומטית זו.
לאחר הגדרת התצורה של כל הפרמטרים שהוזכרו לעיל, לחץ על הכפתור להציל, הממוקם בפינה השמאלית העליונה של המסך. על ידי כך, בכל פעם שתקבל דוא"ל, תישלח תגובה אוטומטית בהתאם להגדרות שהגדרת
ניתן לבצע את ההליך הנ"ל גם סמארטפון הוא לוּחַ, להגיע לדואר האינטרנט של Outlook באמצעות הדפדפן של המכשיר הנייד. לאחר הכניסה, הקש על הסמל ☰ ממוקם בפינה השמאלית העליונה ולוחץ על הפריט תשובות אוטומטיות. בדוק את הקופסא שלח תשובות אוטומטיות ובצע את אותו ההליך שצוין בשורות הקודמות כדי ליצור ולהגדיר את הודעת התשובה האוטומטית לדוא"ל שהתקבל.
אני מזהיר אותך שלא ניתן לתכנת תכונה זו בטלפונים חכמים וטאבלטים ולכן יהיה עליך לבטל אותה באופן ידני כאשר אינך זקוק לה יותר, על ידי הסרת סימן הביקורת מהתיבה. שלח תשובות אוטומטיות.
כיצד להוריד את כיצד להגדיר את זה, כדי ללמוד עוד על הנושא.
בפרקים הבאים, עם זאת, אראה לך את הנוהל להגדרת תשובה אוטומטית Microsoft Outlook, הן דרך לקוח שולחן העבודה הזמין ב- Windows והן באמצעות MacOS. אני מזהיר אותך שמערכת התשובות האוטומטיות זמינה לכל תיבות הדואר שתמכו בפונקציונליות זו בעבר. הלקוח לא צריך להישאר פועל במחשב האישי, מכיוון שהתשובה האוטומטית תועבר לשרת הדואר האלקטרוני כדי לעבוד גם כאשר המחשב כבוי.
עבור חשבונות שהוגדרו ב IMAP הוא POP3עם זאת, ייתכן שתכונה זו לא תהיה זמינה. לאחר מכן תוכל להתייחס לפרק זה כדי להשתמש בתכונה כללים, שעובד רק אם לקוח Outlook פועל במחשב האישי.
חלונות
להגדרה Microsoft Outlook לְמַעלָה חלונות בעת שליחת תשובות אוטומטיות, עקוב אחר ההליך שאראה לך בשורות הבאות, שייקח לך רק כמה דקות מזמנך.
ראשית, התחל Microsoft Outlook, באמצעות הסמל שלו ב- שולחן עבודה או בתפריט הַתחָלָה. לאחר שהדבר נעשה, בחר בכרטיסייה קוֹבֶץ בחלק העליון, על מנת לפתוח מסך חדש ולחץ על הלחצן תשובות אוטומטיות (מחוץ למשרד).
תוצג לך תיבה חדשה דרכה תוכל להגדיר את התשובה האוטומטית שתישלח למי ששולח לך דוא"ל חדש. ראשית, ואז הפעל את התיבה שלח תשובות אוטומטיות והחליט אם לקבוע מרווח זמן להתחלה ולסיום התהליך האוטומטי, על ידי הפעלת התיבה שלח רק בתוך פרק הזמן ושימוש בתפריטים הנפתחים כדי לבחור את תַאֲרִיך והעַכשָׁיו של התחלה וסוף.
עכשיו אתה רק צריך לחבר את הודעת התשובה האוטומטית. לשם כך השתמש בכרטיסיות פנימי בארגון, כדי להגדיר הודעה שתישלח לעמיתים שלך השייכים לאותה קבוצת עבודה, ו / או חיצוני לארגוןכלומר, להשיב לכל שולח. במקרה האחרון, תחילה עליך להפעיל את התיבה שלח תשובה אוטומטית למשתמשים מחוץ לארגון ואז בחר אם לשלוח תשובה זו רק לאנשי הקשר של Outlook (אנשי קשר אישיים בלבד) או כל אחד (משתמשים חיצוניים לארגון).
לבסוף, השתמש בתיבת הטקסט עם עורך HTML מתקדם כדי ליצור את הודעת התשובה ולחץ על המקש בסדר, כדי לאשר את הפעולה. אם הפעולה מצליחה, תוצג לך הודעה על מסך Outlook הראשי המציין שהתשובות האוטומטיות פעילות וכי תוכל להשבית אותן על ידי לחיצה על הכפתור המתאים. השבת.
MacOS
גם דרך הַשׁקָפָה ל MacOS באפשרותך להגדיר תשובה אוטומטית להודעות דואר נכנסות. לשם כך עבור אל הכרטיסייה כלים ולחץ על הכפתור מחוץ לאתר.
במסך החדש שמוצג לך, שים סימן ביקורת בתיבה שלח תשובות אוטומטיות לחשבון. בשלב זה השתמש בתיבת הטקסט השב פעם אחת לכל שולח באמצעות למילוי ההודעה שישמש בתשובה האוטומטית. ואז שים סימן ביקורת בתיבה הגש תשובות רק בפרק זמן זה, כדי להגדיר את תַאֲרִיך והעַכשָׁיו התחלה וסיום של הפעולה האוטומטית.
אם ברצונך לשלוח תשובה גם לשולחים חיצוניים לצוות העבודה שלך, תוכל להפעיל את התיבה זה גם שולח תשובות לשולחים מחוץ לארגון, על ידי הקלדת הטקסט באזור הטקסט המתאים ואז בחירת האפשרויות רק לשולחים הכלולים ברשימת אנשי הקשר, לשלוח תשובות לחברי פנקס הכתובות בלבד, או שלח לכל השולחים החיצוניים, כלומר לכל כתובת דוא"ל, כולל אלה שמופיעים בעלוני עלון. לאחר שתסיים להגדיר את התשובה האוטומטית, לחץ על הלחצן בסדר כדי לאשר.
השתמש בכללי Outlook כדי להגדיר תשובה אוטומטית
ב Microsoft Outlook תוכל גם להגדיר תשובה אוטומטית עבור כתובות הדואר האלקטרוני שהוגדרו ב IMAP אוֹ POP3 או תיבות שאינן תומכות בפונקציונליות זו ממיקרוסופט. עם זאת, התשובות יעבדו רק אם Outlook פועל במחשב האישי, מכיוון שישמש את הפונקציונליות כללים, עליהם אספר בפסקאות הבאות.
חלונות
לְמַעלָה חלונות, התחל הַשׁקָפָה ולחץ על הכפתור הודעת דוא"ל חדשה, הממוקם משמאל בלשונית בית. לאחר מכן מלא את הודעת הטקסט לתשובה האוטומטית, כולל הנושא, ואז לחץ על הפריטים קוֹבֶץ > שמור עם שם, בוחרים כפורמט תבנית Outlook OTF.
לאחר שמירת התשובה האוטומטית ב OTFהגיע הזמן להגדיר את זה במסגרת כלל Outlook. לשם כך לחץ על הכרטיסייה קוֹבֶץ ואז לחץ על הכפתור כללים ואזהרות. במסך שמוצג לך לחץ על הכפתור חוק חדש ובחר באפשרות החל הכלל על כל ההודעות שהתקבלוואז לחץ על קָדִימָה.
בשלב זה, לחץ שוב על הכפתור קָדִימָה, מבלי לבחור אפשרויות כלשהן ולאשר את בחירתך על ידי לחיצה על כן. במסך הבא בחר בתיבה השב באמצעות תבנית ספציפית ולחץ על הנוסח דגם ספציפי שתמצאו למטה. לאחר מכן הוא בוחן את התיקיות במחשב שלך כדי למצוא את הקובץ OTF נשמר בעבר ולחץ על הלחצן אתה פותח.
כעת לחץ על הכפתור קָדִימָה פעמיים ברציפות, ולבסוף, על שמו סוֹף. פעולה זו תיצור כלל שישלח תשובה אוטומטית לכל ההודעות המתקבלות כאשר Outlook פועל. כדי להשבית אותו, פשוט חזור לקטע כללים ואזהרות ולמחוק את הכלל ברשימה, באמצעות הכפתור המתאים לִמְחוֹק.
MacOS
לְמַעלָה MacOSבמקום זאת, הגדרת תשובה אוטומטית לפי הכלל קלה יותר מהנוהל עבור Windows. בחר בכרטיסייה לְאַרגֵן ולחץ על הכפתור כלליםעל ידי בחירת הפריט ערוך כללים, מהתיבה שמוצגת לך.
לאחר שהדבר נעשה, לחץ על הערך IMAP אוֹ פּוֹפּ משמאל, בהתבסס על האופן שבו הגדרת את תיבת הדואר ולחץ על הלחצן + שתמצאו למטה, כדי ליצור כלל חדש. בקטע בצע את הפעולה הבאה, לחץ על הכפתור + בצד ימין ולחץ על התפריט הנפתח המתאים לפריט העבר הודעה. לאחר מכן בחר בפריט תשובה ולחץ על התיבה שלידו טקסט תגובה. לאחר מכן הקלד את התשובה לשליחה ולחץ על המקש בסדר. לחץ שוב על הכפתור בסדר כדי לאשר את יצירת הכלל.