אתה הבעלים של פעילות מסחרית ולאחר שאימצת את מערכת החשבונית האלקטרונית, מצאת את עצמך מנהל עשרות ועשרות קובץ XML המכיל את הנתונים הנוגעים לחשבוניות שהונפקו והתקבלו. למרות שיש לך מעקב מלא אחר החשבונאות שלך, אתה עדיין רוצה "לשמור" חשבוניות דיגיטליות בתוך PDF, כך שתוכלו לקרוא אותם מכל מכשיר, ללא צורך להסתמך על תוכנה ספציפית או על שירותים מקוונים ייעודיים.
איך אתה אומר? האם בהחלט עשיתי את העניין? מושלם, אז תן לי לומר לך: הגעת למקום הנכון, בזמן שלא יכול היה להיות טוב יותר! למעשה, להלן אסביר לך בפירוט כיצד להמיר קובץ XML ל- PDF או על ידי שימוש בתוכניות ספציפיות או בפונקציות של מערכות הפעלה ממוחשבות, או על ידי שימוש בסדרה של פורטלי אינטרנט שהוקמו למטרה זו. בפרט, יהיה זה הטיפול שלי לספק לך הוראות תקפות לשני ה"גנריות " קובץ XML (כלומר אלה שיש לקרוא אותם כפי שהם), ולקבצים המכילים מידע הנוגע לחשבונית אלקטרונית.
לכן, בלי לחכות עוד רגע, קחו לעצמכם כמה דקות של זמן פנוי וקראו בעיון רב את כל מה שיש לי להסביר בנושא: אני בטוח שברגע שתסיימו לקרוא את המדריך הזה תוכלו לבצע את ההמרה כהלכה של הקבצים המדוברים, ובכך הם ניתנים לשימוש בקלות בכל מכשיר שברשותך. עם זאת, לא נותר לי לעשות אלא לאחל לכם קריאה טובה ועבודה טובה!
doPDF: אם אתה זקוק לעזרה בכך, עיין במדריך שלי בנושא כיצד להדפיס ל- PDF, שבו סיפקתי לך את כל המידע הרלוונטי.
בכל מקרה, קודם כל, פתח את קובץ ה- XML שמעניין אותך באמצעות אחת מהתוכניות התואמות לפורמט זה (למשל. דפדפן, WordPad / Notepad ב- Windows, TextEdit ב- macOS או שוב, Microsoft Excel) וגש לפונקציונליות של הדפס משולב בתוכנית שבחרת, תוך שימוש בתפריט או בשילוב המקשים המתאים ביותר Ctrl + P (עבור Windows) או cmd + p (עבור MacOS). אם אינך יודע כיצד לפתוח מסמך XML באמצעות אחת מהתוכניות שהזכרתי קודם, תוכלו להתייחס להוראות שציינתי בפניכם במדריך שלי בנושא כיצד לפתוח קבצי XML.
ברגע שמסך הדפסת התוכנית מופיע, אם אתה פועל חלונות, אתר את התפריט הנפתח של המדפסת שלך והגדר אותה לפריט הדפסת מיקרוסופט ל- PDF (ב- Windows 10) או doPDF (בגירסאות ישנות יותר של Windows), ואז לחץ על הלחצן הדפס ומציין את התיקיה בה יש לשמור את קובץ ה- PDF שנוצר.
אם, לעומת זאת, אתה מוצא את עצמך ב MacOSלחץ על התפריט הנפתח PDF ממוקם בפינה השמאלית התחתונה, בחר את הפריט שמור כקובץ PDF ומציין את התיקיה בה יש לאחסן את הקובץ שהומר. זה הכל!
אתר התוכנה, לחץ על הסמל המתייחס למערכת ההפעלה בה אתה משתמש (למשל. חלונות אוֹ MacOS) והמתין להורדת החבילה המתאימה ביותר למחשב שלך. עשית זאת אם אתה נמצא חלונות, הפעל את קובץ .exe הושג (למשל. Windows_AssoInvoice_xy.exe), לחץ על הכפתורים כן הוא קָדִימָה, קבל את הסכם הרישיון על ידי הצבת סימן הביקורת לצד הפריט המתאים, לחץ על הכפתור קָדִימָה, חזור על אותה פעולה שוב בחלון הבא, לחץ שוב פעמיים ברציפות קָדִימָהואז על הכפתורים להתקין הוא סוֹףלכן, התחל את התוכנית שהותקנה זה עתה על ידי הזכרתה מהתפריט הַתחָלָה חלונות.
אם אתה משתמש MacOSבמקום זאת, פתח את התיקיה הורד בתוך Finder, לחץ לחיצה ימנית על הקובץ .רוכסן שהושג קודם לכן, לחץ על הפריט אתה פותח ממוקם בתפריט המוצע ואז על הכפתור אתה פותח. אם מתקבלת שגיאה בנוגע להיעדר תוכנת Java, התקן אותה סביבת הרצה של ג'אבה בעקבות ההוראות שנתתי לך במדריך זה ונסה לפתוח את הקובץ שוב כפי שנראה לעיל.
לאחר שה- AssoInvoice החל, לחץ על שני הכפתורים אני מאשר מוצג על המסך כדי לקבל את הרישיון לשימוש בתוכנית, לחץ על הכפתור (⋮) ממוקם בפינה השמאלית העליונה ואז על הסמל הקטן בצורת תיקיה מונח בקופסה בחר ספריית עבודהלכן, זה מציין את התיקיה בה שמרת בעבר את קובץ ה- XML (או הקבצים) שיוצג.
לאחר מכן, הוא ממשיךתצוגה מקדימה של החשבונית המצוינת בתיבה המרכזית של התוכנית ובחר את פוּרמָט שמור אתה מעדיף (פשוט, שלם אוֹ שר) על ידי התערבות בתפריט הנפתח הממוקם לצד שם החברה של הלקוח.
בשלב זה תוכל להמשיך לשמור את הקובץ ב- PDF באמצעות הפונקציה הדפס לקובץ משולב במערכת ההפעלה Windows 10: ואז לחץ על הסמל בצורת מדפסת ממוקם בחלונית הימנית של התוכנית, התערב בתפריט הנפתח בחר את המדפסת שלך כדי להגדיר את הפריט מדפסת Microsoft Print ל- PDF ולבסוף, לחץ על הכפתור בסדר כדי לבחור את התיקיה בה יש לשמור את הקובץ שהומר.
הערה: אם אתה משתמש בגרסת Windows מוקדמת יותר מ- Windows 10 ואין לך את מדפסת PDF מערכת, אתה יכול לתקן באמצעות תוכנת צד שלישי שיכולה לפצות על חוסר זה, כפי שהסברתי לך בחלק הקודם במדריך זה.
אם, לעומת זאת, אתה מוצא את עצמך ב מק, אינך יכול להשתמש בפונקציונליות של הדפסת המערכת באופן ישיר, אך באפשרותך לעקוף זאת על ידי שמירת מסמך ה- XML ב- קובץ HTML: לחץ על הכפתור הורד (שם חץ עם השורה למטה), שמור את הקובץ בתיקיה המועדפת עליך, וכשסיים, פתח אותו ספארי פשוט על ידי לחיצה כפולה עליו.
לבסוף, גש לחלון הדפסת הדפדפן (תפריט קובץ> הדפס או שילוב מקשים cmd + p), לחץ על התפריט הנפתח PDF ממוקם בפינה השמאלית התחתונה ולבסוף בחר בפריט שמור כקובץ PDF מהתפריט המוצע.
אתר זה, לחץ על הכפתור בחר קובץ הציבו בעמוד המוצע לכם ובחרו בעזרת הפאנל שמופיע על המסך את קובץ ה- XML להמרה.
לאחר מכן, ודא שהתפריט הנפתח פורמט יעד נקבע ל PDF, לוחץ על הכפתור המירו עכשיו כדי להתחיל בתהליך הניתוח והמרה ולבסוף לחץ על הקישור xxxyyy.pdf, ממוקם בטור קובץ פלט, להורדת הקובץ המומר באופן מיידי. זה בכלל לא היה קשה, נכון?
אני מודיע לך שהאתר מוחק את הקבצים שהועלו לשרתים שלו כמה שעות לאחר ההעלאה, ולכן הוא מבטיח להגן טוב יותר על פרטיות המשתמש.
אתר השירות המדובר, לחץ על הכפתור בחר קובץואז בחר את קובץ ה- XML שברצונך להמיר. לאחר השלמת ההעלאה, זה מציין את תבנית PDF (פוּרמָט קוֹמפָּקטִי אוֹ שר) המתאימים ביותר לצרכים שלך באמצעות התפריט הנפתח המתאים, שים את סימן הביקורת לצד הפריט אני לא רובוט כדי לעבור את בדיקת האבטחה וכדי להמיר ולהציג את הקובץ לחץ על הכפתורים להמיר הוא הדפס PDF
לבסוף, השתמש בפונקציונליות של שמור / הורד מחובר לחלון שנפתח, בחר את התיקיה שבה להוריד את הקובץ ולחץ על הכפתור להציל לסיים הכל.
מכיוון שאין מידע מדויק בעניין זה, יתכן שהקבצים שהועלו לשרתי השירות לא יימחקו תוך זמן קצר לאחר ההעלאה. קח בחשבון גורם זה מנקודת מבט על פרטיות.
חשבוניות ואגרות מאתר סוכנות ההכנסות והזנת אישורי הגישה, או במידת הצורך, מערכת SPID או, שוב, כרטיס השירות הלאומי), לפיכך, גישה לאזור חשבונית אלקטרונית ומציין את סוג החשבונית למלא (למשל. חשבונית רגילה).
בשלב זה, הזן את כל המידע הדרוש (למשל קוד מקבל או הכתובת טלמטית נמסר על ידי הלקוח, קרוב המשפחה מידע אישי, אני מוצרים ושירותים עם סכומים ושיעורים יחסית, וכן הלאה) כפי שהיית עושה בדרך כלל; כשתסיים, עבור לכרטיסייה סיכום ולאחר בדיקה מדוקדקת של המידע שהוזן, לחץ על הלחצן אִשׁוּר לבצע בדיקות במערכת המקבלת.
לאחר ביצוע בדיקה זו, המשחק מבוצע כמעט: ניתן להוריד ישירות את קובץ ה- PDF המתייחס לחשבונית האלקטרונית שעובדה זה עתה על ידי לחיצה על הכפתור. צפה בקובץ PDF ממוקם בתחתית הדף ומשתמש בפונקציונליות הדפדפן המתאימה כדי לשמור אותו במחשב שלך.
זכור שכדי שהחשבונית תהיה בתוקף, עליך להמשיך באימות של קובץ ה- XML דרך מערכת Exchange: שמור את קובץ ה- XML במחשב שלך, חתום עליו דיגיטלית ואז שלח אותו למערכת האמורה לבדיקות מתאימות.
אם ברצונך להמיר את קובץ ה- XML של החשבונית כבר עובדה או קבלה, עליך במקום זאת לגשת ל- נתונים רלוונטיים לצרכי מע"מ מונח בקופסה יִעוּץ פורטל סוכנות ההכנסות; עשה זאת, הגדיר את תאריך הפניה של חשבונית הריבית שלך באמצעות התיבה השמאלית, לחץ על הכפתור לחפש אחר ולאחר שזיהית את חשבונית העניין שלך בחלקו הימני של החלון, לחץ על הכפתור בצורת זכוכית מגדלת לצפייה בפרטי החשבונית.
לאחר הורדת המסך הבא, לחץ על הפריט הורד את קובץ החשבונית כדי להשיג את קובץ ה- XML הקשור למסמך שנצפה זה עתה ובהמשך להמיר אותו לקובץ PDF באמצעות ההוראות שנתתי לך בפרקים המוקדשים להמרה והמרה בחינם באמצעות כלים מקוונים של מדריך זה.
חתימה דיגיטלית: מסיבה זו, עוד לפני ביצוע ההמרה, יש צורך לנתח ולאמת את החתימה כדי להציג את תוכן מסמך ה- XML הכלול בקובץ הנדון.
ניתן להשיג תוצאה זו על ידי שימוש בתוכנות מסוימות המיועדות למטרה, כגון ArubaSign או Dike, או בשירותים מקוונים ספציפיים, כגון PosteCert או InfoCert: למידע מפורט יותר על השימוש בהם, אני קורא לך להתייעץ עם המדריך הספציפי שלי בנושאפתיחת קבצי PDF.p7m, ניתן להתאמה בקלות גם לשמירת מסמכי XML.
בכל מקרה, לאחר פענוח החתימה הדיגיטלית וקובץ ה- XML הלא מוגן של העניין שלך "חולץ", תוכל להמשיך בהמרתה באחת מהשיטות שהסברתי לך בסרגלים הקודמים של המדריך הזה.
לחלופין, תוכלו להעלות את קובץ ה- XML.p7m ישירות לפורטל ההמרות שמציע MKT, המציע גם תמיכה מלאה בסוג המסמכים המדובר, באותם שלבים שהראיתי לכם בעבר.