לאחרונה קיבלת את המשימה ליצור דוח של חודש העבודה האחרון שיישמר בארכיוני החברה שלך. זו לא תהיה בעיה בכלל, אם רק לא היית מתבקש לשמור הכל בפורמט PDF / A: מעולם לא שמעת על סוג זה של קבצים לפני כן, כך שאין לך מושג קלוש ביותר כיצד ליצור PDF / A ואתה זקוק לעזרה מיידית וקונקרטית, שכן יום המועד האימתני מתקרב ומתקרב!
ובכן, אני שמח להודיע לך שאתה נמצא במדריך הנכון להתייעצות: בשורות הבאות, למעשה, בכוונתי להסביר לך בפירוט כיצד ליצור מסמכים בפורמט PDF / A באמצעות סדרת תוכניות ומקוונות. שירותים. אולם לפני שתמשיך, תן לי לתת לך מידע נוסף בנושא: פורמט PDF / A הוא "גרסה" לפורמט PDF הקלאסי, המיועד בעיקר לארכיון קבצים לטווח ארוך. במילים אחרות, שמירת מסמך ב- PDF / A פירושה שמירה על הפורמט שלו לאורך זמן, ובכך להבטיח שהקובץ המדובר תמיד יוצג באותו אופן ללא קשר למכשיר ולתוכנית ששימשו לכך.
עכשיו שיש לכם מושג ברור לגבי המטרה המדויקת של פורמט PDF / A, הגיע הזמן להגיע ללב העניין: הרגישו בנוח, הקדישו קצת זמן פנוי להקדיש לעצמי וקראו בזהירות רבה מה עלי להסביר בנושא זה. אני בטוח שבסוף הקריאה הזו תוכלו ליצור מסמכים בצורה מושלמת בפורמט PDF / A בכדי לספק את בּוֹס בדיוק בזמן מהי תקופת הדיווח של החברה. אחרי שאמרתי את זה, אני רק צריך לאחל לך קריאה טובה ועבודה טובה!
מחובר לאתר LibreOffice, לחץ על הכפתור הורד את LibreOffice x.y.z כדי להתחיל מיד בהורדת קובץ ההתקנה, הפעל את התוכנית שהורדת זה עתה ופעל בזהירות אחר ההוראות שעל המסך כדי לסיים את הליך ההתקנה: ב חלונות, זה מוביל ללחיצה על הכפתור מספר פעמים קָדִימָה עד שתגיע לסוף תהליך ההתקנה.
אם אתה משתמש ב- מקבמקום זאת, עליך לגרור את הסמל של LibreOffice בתיקיה יישומים שֶׁל MacOS באמצעות החלון שמופיע על המסך. יתר על כן, כדי לתרגם את התוכנית לאיטלקית, עליכם להוריד גם את חבילת השפה הנוספת (אולם אין צורך בגירסת Windows): לחצו על הכפתור. ממשק משתמש מתורגם זמין בדף ההורדה של התוכנית.
בשלב זה, הפעל את LibreOffice (על ידי לחיצה ימנית על הסמל שלה בתיקיה יישומים ובחירת הפריט אתה פותח מתפריט ההקשר, על מנת לעקוף את מגבלות ה- macOS ביישומים של מפתחים שאינם מוסמכים בהתחלה הראשונה) ולסגור אותו על ידי לחיצה על cmd + q על המקלדת. ברגע שזה נעשה, התחל את קובץ חבילת השפה (למשל. LibreOffice_xy_langpack_it.dmg), לחץ פעמיים על הסמל שלו המצורף לחלון המוצג על המסך ולחץ על הכפתורים אפרילה הוא להתקין להתקנת ממשק המשתמש באיטלקית.
לאחר השלמת שלב ההתקנה, התחל LibreOffice קורא לזה מהתיקייה LibreOffice של התפריט הַתחָלָה שֶׁל חלונות (נגיש באמצעות סמל הדגל הממוקם בפינה השמאלית התחתונה של המסך), מהתיקייה יישומים של ה מק או מ תצוגת פעילות שֶׁל לינוקסולאחר מכן בחר, ממסך הפתיחה של התוכנית, את סוג המסמך המתאים ביותר לצרכיך (למשל. כותב מסמכים חדש).
בשלב זה, כל שעליכם לעשות הוא למלא את המסמך במידע הרצוי; אם, לעומת זאת, ברצונך ליצור קובץ PDF / A החל ממסמך קיים, כל שעליך לעשות הוא ללחוץ על התפריט קובץ> פתח של היישום שנבחר ובחר, באמצעות מנהל הקבצים המוצג על המסך, את המסמך שאתה מתכוון לפעול לפיו.
בכל מקרה, לאחר שתסיים לבצע את השינויים הנדרשים, תוכל ליצור את הקובץ בפורמט PDF / A על ידי גישה לפונקציית ייצוא המסמך: לשם כך לחץ על התפריט קוֹבֶץ ממוקם בפינה השמאלית העליונה של התוכנית, בחר את הפריט ייצא כ ואז לחץ על האפשרות ייצא בפורמט PDF ....
מיד לאחר מכן מוצגת על גבי המסך תיבת דו-שיח המאפשרת לך לבחור בין אפשרויות רבות לשמירת ה- PDF שנוצר; כדי להיות מסוגל לשמור בפורמט PDF / A, הצב את סימן הביקורת לצד הפריט ארכיון PDF / A-1a (ISO 19005-1) ממוקם ממש מתחת לקופסה כללילחץ על הכפתור יְצוּא ממוקם בתחתית ובחר את הנתיב לשמירת קובץ ה- PDF / A שיצרת זה עתה. זה בכלל לא היה קשה, נכון?
Microsoft Office (Windows)
לגבי יצירה וניהול של מסמכי משרד, מיקרוסופט אופיס הוא ללא ספק אחד הפתרונות המלאים ביותר: ככזה, אפשרות לייצוא מסמכים בפורמט PDF / A לא עלולה להיות חסרה בתוכניות שלה! לפני שתמשיך, יש לי הנחת יסוד חשובה להציב אותך: למרות שמיקרוסופט אופיס זמין גם עבור Mac, גרסה זו חסרה את הפונקציונליות ליצירת קבצים בפורמט PDF / A. לכן, אם יש לך מחשב מצויד ב- MacOS, אני ממליץ לך להתייחס לאחד הפתרונות האחרים המדווחים במדריך זה.
כפי שאתה בוודאי יודע, כדי להשתמש ב- Microsoft Office עבור Windows אתה צריך להפגיז קצת כסף: הסוויטה זמינה במנוי משרד 365 (עם מחירים החל מ 7 € לחודש) או באמצעות רכישת רישיון Office Home & Student 2016 למחשבבמחיר של 149 € עמלה חד פעמית.
אם אתה זקוק בדחיפות לתוכניות הסוויטה, עם זאת, תוכל לנצל מנוי חודש בחינם ל- Office 365 Home: לשם כך, מחובר לדף אינטרנט זה, לחץ על הכפתור. נסה חינם למשך חודש אחד, הזן את פרטי חשבון Microsoft שלך בחלון הבא וציין, כאשר תתבקש, אמצעי תשלום תקף (במשך 30 הימים הראשונים של השימוש בשירות, שום דבר לא יחויב). אם עדיין אין לך חשבון Microsoft, תוכל ליצור אותו על ידי ביצוע ההוראות שנתתי לך בחשבון שלי הדרכה בנושא.
בסוף הליך ההרשמה, תשלח אליך בדוא"ל את הקישור להורדת קובץ ההתקנה של Office: לאחר השלמת ההורדה, הפעל את התוכנית שהורדת ופעל לפי ההוראות שעל המסך להתקנתו במחשב שלך.
זכור שכדי להימנע מחיובים לא רצויים לאחר 30 הימים הראשונים של השימוש ב- Office, עליך לבטל את החידוש האוטומטי של המנוי: לשם כך, מחובר לאתר זה, הזן את אישורי חשבון Microsoft שאיתו הורדת את Office, לחץ על הקול לְבַטֵל המתאים לתיאור המנוי ופעל לפי ההוראות המוצגות על המסך לביטול החידוש האוטומטי. במקרה של בעיות, או לקבלת הוראות מפורטות יותר להורדת Office, אני קורא לך להעיף מבט במדריך הספציפי שלי כיצד להוריד את Office.
לאחר השלמת שלב ההתקנה של Office, התחל את התוכנית הרלוונטית ביותר למסמך שאתה מתכוון ליצור (למשל. מייקרוסופט וורד) נזכר בזה מ תפריט התחלה שֶׁל חלונות, לחץ על הכפתור ליצירת מסמך חדש (למשל. מסמך ריק) ומלא אותו במידע שאתה צריך. אם אתה צריך צור PDF / A ממסמך קיים, לחץ על הקטע קוֹבֶץ ממוקם בפינה השמאלית העליונה ואז על הכפתור אתה פותחבחר את המקור עליו נמצא המסמך (למשל. מחשב זה) והשתמש בלוח הבא כדי ללכת לנתיבו ולייבא אותו לתוכנית.
עם זאת, לאחר שתסיים את השינויים, לחץ שוב על התפריט קוֹבֶץ ממוקם בפינה השמאלית העליונה, בחר בלחצן יְצוּא ואז לחץ על הכפתור צור PDF / XPS כדי להתחיל בהליך הייצוא. בחלון הבא הקלד a שם פרטי להקצות לקובץ ולוודא שבתפריט הנפתח שמור כ הפורמט צוין PDFואז לחץ על הכפתור אפשרויות ... הניחו קצת תחתון, הניחו את סימן הביקורת לצד הפריט תואם ISO 19005-1 (PDF / A) ולחץ על הכפתורים בסדר הוא לְפַרְסֵם כדי לסיים את שמירת המסמך.
PDFCreator (Windows)
רגע, אתה אומר לי שעליך לשמור קובץ מוכן בפורמט PDF / A, אך לא תואם לתוכניות האמורות לעיל? ואז אני חושב שיש לי את הפיתרון המתאים עבורך! יוצר PDF היא תוכנה עבור חלונות המוסיפה "מדפסת וירטואלית" למערכת, המסוגלת ליצור קבצי PDF מכל תוכנית הכוללת פונקציונליות הדפסה.
האם פגעתי בנקודה והתוכנית הזו כבר משכה את תשומת ליבך? מושלם, אז נעבור לתרגול: ראשית, מחובר לדף ההורדה של PDFCreator, לחץ על הכפתור הורד וחזור על הפעולה באמצעות הכפתור הורד המתאים לסעיף PDFCreator חינם כדי להתחיל להוריד את הגרסה החינמית של התוכנית, די והותר למטרה שהגדרת לעצמך.
ברגע שזה נעשה, התחל את הקובץ שהורדת זה עתה (למשל. PDFCreator-3_2_2-Setup), לוחץ על הכפתורים כן הוא בסדר, הניח את סימן הביקורת ליד התיבה הגדרות מתקדמותלחץ על הלחצן 3 פעמים קָדִימָה, בחר את הפריט התקנה מינימלית מהתפריט הנפתח המוצע, לחץ שוב על הכפתור שלוש פעמים קָדִימָה וסיים את הליך ההתקנה על ידי לחיצה על הלחצנים להתקין, לא תודה, לדלג הוא סוֹף.
המשחק נעשה כמעט: פתח כרגיל את הקובץ שברצונך להמיר לפורמט PDF / A, גש לאפשרויות ההדפסה של התוכנית בה אתה משתמש (על ידי מעבר למשל לתפריט קובץ> הדפס או על ידי לחיצה על צירוף המקשים Ctrl + P), בחר את המדפסת הווירטואלית יוצר PDF מרשימת המדפסות הזמינות ולחץ על הכפתור בסדר /הדפס כדי לגשת לחלון תצורת התוכנית.
בשלב זה בחר בפריט PDF / A (שימור לטווח ארוך) מהתפריט הנפתח פּרוֹפִיל מחובר לחלון החדש שנפתח על המסך, אם תרצה, הקלד את המידע עליו כותרת, מחבר, נושא הוא מילת מפתח של המסמך, אם יש צורך להגדיר את נתיב השמירה של אותו על ידי לחיצה על הכפתור […] וסיים את הייצוא על ידי לחיצה על הכפתור להציל.
הערה: לקבלת תאימות רבה יותר, ניתן להשתמש בפורמט PDF / A-1b "הישן", במקום להשתמש בתכנית המוצעת על ידי התוכנית (PDF / A-2b). לשם כך, בחלון PDFCreator לחץ על הסמל PDF / A-2b ממוקם בפינה השמאלית העליונה ובחר את הפריט PDF / A-1b מרשימת האפשרויות המוצעות, ואז שמור את הקובץ כרגיל.
אתר השירות, לחץ על הכפתור בחר קובץ / העלה קובץ ממוקם בדף שנפתח על המסך והשתמש בחלונית הבאה כדי לבחור את המסמך להמרה. ברגע שזה נעשה, הגדר את הערך PDF / A. בתפריט הנפתח פורמט פלט, השאר את השדה ללא שינוי כוונת פלט והגדר, בתפריט הנפתח שיטת אספקה, הקול המתן להמרה בדפדפן אם אתה רוצה להוריד את הקובץ דרך הדפדפן, או באמצעות הקול שלחו לי קישור למסמך בדוא"ל אם ברצונך לקבל בדואר אלקטרוני את הקישור להורדת הקובץ שהומר (במקרה זה, יהיה עליך לשחרר את כתובת הדואר האלקטרוני שלך).
לאחר השלמת שלב זה, לחץ על הלחצן העלה והמיר להעלות את הקובץ ולהתחיל בתהליך המרת הקבצים. לאחר סיום ההמרה, הקובץ יורד אוטומטית או קישור הורדה יישלח לכתובת הדוא"ל שלך, בהתאם לבחירה שקיבלת קודם.
אם DocuPub לא הצליח לספק לכם את התוצאה שרציתם, דעו כי ישנן מספר חלופות לפורטל זה: רק כדי לתת לכם כמה דוגמאות, אפילו שירותים כמו ZamZar או iLovePDF מציעים אפשרות ליצור PDF / A החל ממסמכים קיימים. אני מציע שתסתכל במדריך שלי כיצד להמיר PDF / A כדי לקבל מידע נוסף בנושא: אני בטוח שלא תתחרט!
